株式会社ブロードリーフ

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【解決!】コミュニケーションが減りがちなリモートワークでラポールを構築・維持する4つの方法

みなさん、こんにちは。
ブロードリーフ 広報の尾崎です。全国的に緊急事態宣言が解除され、少しずついつもの日常に戻りつつありますが、リモートワークを継続している企業も多数あります。

ブロードリーフでは、週平均50%を目標に、出社とリモートワークを併用していくことが決まっています。またオフィス利用時のガイドラインも策定されており、社員やお客さま、そして私たちの周囲にいる人たちを新型コロナウイルスの脅威から守るための行動変容に取り組んでいます。


さて、前回はリモートワークで悩みがちな「太る」ことを解消する方法をお伝えしました。
今回は、どうしても少なくなってしまいがちな「コミュニケーション」にフォーカスし、円滑に業務を推進していくためのカンタンなTipsをお伝えします。


はじめに:「ラポール(信頼関係)」の構築は、ちょっとした想像力から。

みなさんは、「ラポール」という言葉を耳にしたことはありますか?

元々は医学用語だったそうなのですが、現在は心理学の用語として使われることの方が、馴染みがあるかもしれません。
「ラポール」とは、「信頼関係」のことを指します。

営業職の方はソーシャルタイプの研修などで「クライアントとの商談をスムーズに運ぶためには、早いタイミングでラポールを取ることが必要です」などと、講師が口にするのをお聞きになったことがあるかもしれません。


会社では頻繁に顔を合わせていた同僚とも、メールだけ、チャットだけ、電話の音声だけだと行き違いや誤解が起こり、せっかく構築できていたラポールが崩れてしまう可能性もあります。顔を合わせる機会が極端に減る分、行き違いや誤解がなるべく起こらないように、いつもよりも言葉を尽くすことが必要になります。

「相手の立場」に立ち、想像力を働かせる、と言うことが、今の状況下ではとても大切です。ほんのちょっとした想像力と気遣いで、これからお伝えするTipsを行動に移してみましょう!



Tipsその①:オンラインミーティングでは、カメラをONに!

社外の方との打ち合わせや商談では、カメラをONにする方がほとんどだと思いますが、社内だとカメラをOFFにしてしまっていませんか?



カメラがOFFだと、当然ながら相手に表情が見えないですよね。 ということは、「あなたのその意見に同意しているよ!」や「ちょっと疑問を感じる、いまいち納得できない」など、表情から相手に伝わらない、ということです。自分がスピーカーだったとして、「自分の意図が伝わっているのかわからない」ことはとても不安ではないでしょうか。このまま話を進めていいのか、わからなくなってしまうのではないでしょうか。

「あなたの話に耳を傾けていますよ」という意思を伝えるためにもカメラはONにすることをお勧めします。

Tipsその②:うなずきや表情の変化はオーバーアクション気味に。

私たちの脳は、様々な感覚から情報を入手し、コミュニケーションに生かしています。感覚には、視覚、聴覚、そして体感覚があり、人によってどの感覚が優位なのかは異なります。

オンラインでのミーティングでは、この情報を入手する手段である感覚のうち、視覚と聴覚は使えますが、体感覚を使うことができません。日頃、対面でのMTGの際には私たちが無意識に行っている「空気を読む」ということができなくなってしまいます。


視覚もオンラインミーティングでは、映像のクオリティにばらつきがあり、対面で話している時には感じ取れるちょっとした表情や姿勢、息遣いの変化に気がつくことが難しくなります。
聴覚も同様です。通常対面で使える情報の入手手段をフル活用できなくなってしまうのです。
ですから、相手とのコミュニケーションをスムーズにし、さらにラポールの構築を行うためには、相手に自分の情報をできる範囲で渡せるような行動をすることが大切です。 うなずきや、驚いた時、納得した時など、表情の変化はできるだけ豊かに行うことをお勧めします。

Tipsその③:ちょっとした雑談も遠慮せずにチャットでやってみよう

リモートワークでは、相手の状況がわからず、オフィスで仕事をしている時と違って、雑談が生まれにくくなります。
適度な雑談は、気分転換にもなりますし、発想の源になることも。

そこでおすすめは、社内チャットに業務外のことを書き込める「雑談スレ」を作ること。
業務に関わることなら、即レスしなければならないことが多いので、雑談をチャットに書き込むのは気が引けますが、「即レスしなくてもOK」と、気軽に書き込める環境を用意することで、遠慮しなくて済むようになります。

Tipsその④:定例の会議以外でも話す機会を持とう

オンラインでも顔を合わせるのは、定例のミーティングだけ、という方も多いのではないでしょうか。
コミュニケーションの量を担保し、円滑な人間関係を維持し続けるためにも、ぜひ定例のミーティング以外でも、会話をする機会を持つことをお勧めします。
オンラインの飲み会が流行っていますが、終わりの時間を設定することがむずかしいなどのお悩みを耳にすることがあります。

そこで、オンラインのランチ会を行ってみてはいかがでしょうか。
自作のランチを食べながら、仕事のこと、プライベートのことをざっくばらんに話す機会を設けることで、オフィスで仕事をしていた時のように、コミュニケーションを取ることができます。


実際に行ってみたのですが、それぞれのランチのレシピやリモートワークの悩み、仕事の進捗や相談など、様々なことを話すことができ、とても有意義な時間でした。

終わりに

自分の状況も相手の状況も伝わりづらいリモートワークですが、ちょっとした工夫で、コミュニケーションの量を担保し、信頼関係を構築し、維持していくことができるようになります。
冒頭の部分でもお伝えしましたが、一番大切なのは、ちょっとした想像力。
自分以外のひとのことを、ほんのちょっと想う気持ちが大切なように思います。
カンタンに実践できるTipsばかりなので、ぜひやってみてくださいね。

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